Ми знаємо три причини, за якими доводиться робити перерахунки нарахувань за попередні періоди. У порядку спаданням масовості: запізнення в наданні вихідних даних, авансові розрахунки, помилки у введенні вихідних даних.
Запізнення в наданні вихідних даних не є результат недбалого ставлення співробітників, а наслідок існуючої технології надходження інформації. Наприклад, довідка про тимчасове вибуття пред'являється для обліку тоді, коли людина вже повернулася з цього вибуття, тобто коли у нього вже є необхідні документи. Це рідко відбувається в тому ж місяці, за який виконується розрахунок. Інший приклад, акт про відключення споживача має пройти кілька етапів оформлення і затвердження, перш ніж потрапити на стіл бухгалтеру для введення в систему. До цієї ж причини умовно можна віднести зміну методики розрахунку кількості та вартості послуги, команда на впровадження якого надійшла із запізненням.
Авансові розрахунки іноді виконуються на підприємствах для прискорення процесу отримання оплати від споживачів. Серед наших користувачів, наприклад, є розрахунковий центр, який робить розрахунки і розносить повідомлення за поточний місяць на самому початку цього місяця. Зрозуміло, що вся інформація про рух мешканців, відключеннях, змінах тарифів і т.п., що відноситься до поточного місяця, буде введена вже в наступному місяці. Отже, це призведе до перерахунків.
Помилки при введенні вихідних даних також трапляються. Там, де програма може розпізнати помилкову дію оператора, вона попереджає. Але далеко не всі помилки можна виявити шляхом діагностики введення. Виправлення вводу проводиться в той період, де помилка виявлена. Після цього виконується розрахунок за ті періоди, які вона зачепила. Тобто перерахунок.
Програма БАС вміє робити автоматичні перерахунки за ті періоди, де вона використовувалася. Але при її запуску зазвичай ми перенавантажуємо історію нарахувань з тих програм, які працювали до програми БАС. Зробити за ці періоди автоматичні перерахунки зазвичай складно, або просто не можливо, тому що для такої функції слід мати спеціально організовану структуру бази даних, яка реалізована далеко не у всіх програмах. Точніше така структура реалізована дуже рідко, тому що це дуже складно.
Тому ми залишаємо можливість вводу ручних перерахунків. Останнє рішення за бухгалтером - кому скільки додати. Щоб б можна було згадати, звідки взялася сума ручного перерахунку, ми пропонуємо користувачеві механізм бухгалтерської довідки. За операцією, в яку вводиться ручне коректування, можна закріпити текстову бухгалтерську довідку, копію документа, копію сторінки Excel, коментарі і т.п. З іншого боку, в програмі БАС ведеться аудит дій користувача. Адміністратор системи в будь-який момент може відповісти на питання, хто і коли ввів зазначену суму ручного перерахунку або ручного коректування.
На екранах прийому населення ми відображаємо не тільки суму перерахунку, а й причини її виникнення, даємо посилання на акти, на операції ручних коригувань і надаємо можливість швидкого перегляду відповідних документів.
